Квадрат приоритетов: инструкция по применению

Помните, в конце прошлой недели мы говорили об умении отдыхать в выходные? Одна из рекомендаций гласила: стройте план на неделю. Сегодня мы предложим простой и удобный способ составления плана и расстановки в нем задач по степени важности. Этот способ применяется в тайм-менеджменте и называется матрицей Эйзенхауэра или квадратом приоритетов.

Порядок действий приводим ниже.

1) Нарисуйте квадрат (на бумаге или в таблицах компьютера)

2) Разделите квадрат на четыре поля. Каждое из полей будет вмещать в себя список дел.

• 1 поле: важные и срочные дела;
• 2 поле: важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: не важные, но срочные дела;
• 4 поле: не важные и не срочные дела.

Важные и безотлагательные дела

Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат?

Фокус в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается без единой записи.

Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в это поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить приоритеты и т.д.

Все это приводит к авралам, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии.

Важные, но не очень срочные дела

Именно эта категория – самая важная.

Если Вы вовремя впишите сюда задачу и займетесь ею, значит, на ее решение у Вас будет столько времени, сколько необходимо Вам. Так, например, написание отчета чуть раньше сроков позволит Вам без особой спешки вычитать его и исправить ошибки.

Не очень важные, но срочные дела

В это поле следует помещать дела, которые препятствуют Вашей эффективной работе и которые необходимо устранить как можно скорее. Это может быть ремонт компьютера и т.д.

Не срочные и не важные дела

Это такие дела, которые мы выполняем, чтобы отвлечься от работы. К ним относятся разговоры по телефону, переписка в соцсетях, чтение новостей, просмотр сериалов.

                              Как сделать удобнее работу с квадратом приоритетов?

Расставьте в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела.

Сосредоточьтесь в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел – не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не превратилось в тенденцию.

Определите для себя долгосрочные цели и пошагово распишите задачи для их достижения. Задачи распределите по квадратам.

Не отвлекайтесь от выполняемой в данный момент задачи на просмотр почты и другие дела.

Желаем Вам продуктивности!

Статья подготовлена по материалам интернет-портала B17.ru – сайт психологов №1.